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Sono milioni gli italiani che lavorano in un ufficio e che ogni giorno comunicano tramite e-mail, VoIP e Instant Messaging. Ma l’utilizzo di strumenti e procedimenti poco chiari provoca quotidianamente perdite di tempo e crisi di nervi. CommuniGate Systems propone per il nuovo anno di abbandonare le vecchie abitudini, e di ottimizzare il proprio tempo grazie a sei preziosi consigli per una comunicazione IP più efficace ed efficiente:
 
-  Imparare a gestire il proprio tempo stabilendo delle priorità: rispondere subito alle e-mail più urgenti e rimandare quelle meno importanti. Magari, raccoglierle tutte insieme e rispondere a queste una volta al giorno. E’ utile inoltre ritagliarsi due ore al giorno di totale astensione dalla comunicazione via web. Questo contribuirà a ridurre il livello di stress e a creare spazio per dedicarsi ai propri obiettivi senza essere interrotti.
 
- Utilizzare un calendario condiviso: appuntamenti o web conference possono essere facilmente organizzati grazie ad un calendario condiviso. La ricerca infinita di un accordo tramite una comunicazione “ping-pong” appartiene, per fortuna, al passato.
 
- Unificare la comunicazione via web: utilizzare più client per i servizi di posta elettronica, Instant Messaging, VoIP e calendario può causare difficoltà nella gestione. Un’unica piattaforma per le comunicazioni unificate di tipo Rich Media, in grado di gestire tutti questi strumenti, consente agli utenti di impostare un solo account e di avere così un desktop più ordinato e accessibile.

- Garantire la sincronizzazione: quando si sceglie un service provider è necessario assicurarsi che sia in grado di salvare le e-mail, il calendario e i dettagli dei contatti su un server centrale. Un account IMAP (Internet Message Access Protocol) garantisce infatti che tutte le informazioni siano sempre aggiornate e che niente vada perduto - indipendentemente dal modo con cui l’utente accede all’account.

- Garantire funzioni di mobilità: è essenziale che i server web e quello per le comunicazioni mobili, supportino le funzioni di mobilità. In questo modo, la sincronizzazione dei dati tra i dispositivi mobili e non, ad esempio per l’aggionramento dei contatti Outlook e degli appuntamenti, avviene in tempo reale. I server con funzione ActiveSync si sincronizzano via cavo, ma questo procedimento funziona più facilmente con l’AirSync, che invia le informazioni direttamente sui dispositivi mobili, utilizzando una qualsiasi rete Wifi o via GPRS/UMTS.

- Registrare i feed RSS: dato che molti utenti hanno bisogno di essere continuamente aggiornati con le ultime notizie, il sistema di feed RSS consente di salvare le duverse ricerche di informazioni giornaliere che solitamente vengono effettuate nel web in un’unica applicazione. In questo modo, i titoli degli articoli di interesse più recenti vengono visualizzati direttamente sul desktop. È possibile registrare feed RSS semplicemente con un click del mouse e personalizzare i campi di interesse.
 
“La velocità che caratterizza i mezzi di comunicazione del giorno d’oggi spesso chiede troppo agli utenti. Tutto ciò diventa ancora più complicato quando è necessaria anche una conoscenza tecnica,” ha dichiarato Dr.-Ing. Thomas Fleissner, Managing Director EMEA di CommuniGate Systems. “Per questo CommuniGate Systems si pone come obiettivo quello di semplificare la comunicazione IP. Pensiamo che una piattaforma sia sostenibile solo quando è in grado di unificare tutte le forme di comunicazione, per offrire funzionalità significative quali ad esempio quelle di mobilità, e garantisce al contempo semplicità nella di gestione”.